1 船務流程圖

1. 船務流程圖

在船務工作的流程中, 船務員需要處理5種單據, 分別為包裝指示單, 裝車指示單, 包裝清單, 船務報價單及船務訂單, 包裝組及倉務部則需要填寫包裝紀錄單。船務工作的整體流程如下:

船務流程圖詳解

(1) 客戶給予船運指示單	客戶通過電郵, 傳真等等給予營業員船運指示資料, 營業員再轉交船務部, 或客戶直接傳達指示給船務部。
(2) (貨期前15天) 船務員填寫包裝指示單	在貨期前的15天, 船務員會根據客戶提供的船務指示, 填寫包裝指示單進入船務 à 包裝指示單點擊 “創建” 創建指示單, 填寫完成後點擊 “確定” (包裝指示單的詳細使用方法請參閱 “包裝指示單使用功能說明”) (**每張指示單只可處理一個版本編號的資料, 一個版本編號可擁有多張指示單。) 指示單狀態成為 “未提交”
(3) 採購員填寫輔料採購單採購裝箱物料	船務員填寫包裝指示單後, 需通知採購員採購包裝所需的卡板紙箱等。採購員到採購/留料 à 輔料PO處理點擊 “創建” 創建採購單, 點擊 “添加補倉物料” 添加需要採購的輔料 (輔料PO處理的詳細使用方法請參閱採購 - “輔料PO處理功能使用說明”)
(4) 包裝指示單<提交>	船務主管確認資料無誤後, 船務員點擊 “提交” 指示單狀態轉為 “提交”
(5) 船務員列印包裝指示單給包裝部	船務員點擊列印圖示, 打印包裝指示單給包裝部以進行包裝工序。
(6) 包裝組完成包裝及填寫包裝記錄單 (倉庫提供毛重)	包裝組根據船務員發出的包裝指示單進行包裝工序, 手工組進行裝箱, 上板等等工序。包裝組員需填寫包裝記錄單以記錄包裝貨物, 進入船務 à 包裝記錄單點擊 “創建” 新增記錄單, 填寫各項資料, 倉庫提供毛重給包裝組填寫紀錄單, 完成後點擊 “保存” (包裝紀錄單的詳細使用方法請參閱 “包裝紀錄單使用功能說明”) 紀錄單狀態成為 “未提交” 確認資料無誤後, 點擊 “提交” 紀錄單狀態轉為 “提交”
(7) 包裝組主管批核包裝記錄單	包裝組主管批核包裝組員提交的包裝記錄單, 確認資料無誤後, 點擊 “批核” 紀錄單狀態轉為 “批核” 若主管發現記錄單有誤, 點擊 “退回”, 將紀錄單的狀態退回 “未提交”
(8) 倉務部收貨及簽收包裝記錄單	包裝組主管確認包裝記錄單後, 包裝組通知倉務部收貨, 倉務部將貨物圍上膠膜後, 運到成品倉存放。
(9)包裝記錄單 <倉庫簽收>	倉務員確認收到貨物後, 點擊 “倉庫簽收” 紀錄單狀態轉為 “倉庫簽收”
(10)船務員檢視包裝紀錄單查詢, 確認倉庫已收到相關的貨品	船務員進入船務 à 包裝紀錄單查詢, 檢視包裝紀錄單查詢, 確認倉庫已收到相關的貨品輸入搜查條件後點擊 “搜尋”, 查找包裝紀錄單的紀錄 (包裝紀錄單查詢的詳細使用方法請參閱 “包裝紀錄單查詢使用功能說明”)
(11)船務員填寫裝車指示單	船務員確認貨物已運送到成品倉後, 填寫裝車指示單以安排貨物裝車。進入船務 à 裝車指示單點擊 “創建” 新增指示單, 完成後點擊 “確認” (裝車指示單的詳細使用方法請參閱銷售 - “裝車指示單使用功能說明”), 確認資料無誤後, 點擊 “提交”
(12)船務主管確認落貨	船務主管確認裝車指示單後, 點擊 “確認落貨”
(13)船務員列印裝車指示單及落貨清單給運輸員工	船務員點擊列印圖示, 打印裝車指示單及落貨清單給運輸員工
(14)運輸員工運送貨品到目的地	運輸員工根據裝車指示單將貨物裝車, 及根據落貨清單運送相關的貨品到指定目的地
(15)船務員填寫船務訂單	(承接流程 “(5)包裝指示單<提交>” ) 當包裝指示單提交後, 船務員填寫船務訂單。進入船務 à 船務訂單點擊 “創建” 新增船務訂單, 完成後點擊 “確認” (船務訂單的詳細使用方法請參閱 “船務訂單使用功能說明”), 確認資料無誤後, 點擊 “提交”
(16)船務主管確認船務訂單	船務主管確認船務員提交的船務訂單後, 點擊 “確認S/O”
(17)船務訂單 <確認S/O>	船務訂單的狀態轉為 “確認S/O”
(18)船務員列印船務訂單(Shipping Order) 及貨物清單(Attached list)	船務員點擊列印圖示, 打印船務訂單(Shipping Order) 給予船運代理商, 收貨人及到貨受通知人, 及貨物清單(Attached list) 給予運輸員工如司機。
(19)發出資料給船運代理商	發出船務訂單給船運代理商預約貨船
(20)發出資料給收貨人	發出船務訂單給收貨人以通知船期等的船運資料
(21)船務員填寫包裝清單	(承接流程 “(18) 船務訂單<確認S/O>” ) 當倉庫己簽收包裝記錄單及船務主管己確認船務訂單, 船務員便可填寫包裝清單。進入船務 à 包裝清單點擊 “創建” 新增包裝清單, 完成後點擊 “確定” (包裝清單的詳細使用方法請參閱 “包裝清單使用功能說明”), 確認資料無誤後, 點擊 “提交”
(22)船務員列印貨物清單(Attached list) 及包裝清單(Packing list)	船務員點擊列印圖示, 打印貨物清單(Attached list) 及包裝清單(Packing list) 給予到貨受通知人
(23)發出資料給到貨受通知人	發出船務訂單 (Shipping Order), 貨物清單 (Attached list) 給收貨人, 船務報價單 (Proforma invoice) 及包裝清單 (Packing list) 給到貨受通知人以核對及分發來貨
(24)船務員填寫船務報價單	當船務員已提交包裝清單, 船務員便可填寫船務報價單。進入船務 à 船務報價單點擊 “創建” 新增船務報價單, 完成後點擊 “保存” (船務報價單的詳細使用方法請參閱 “船務報價單使用功能說明”), 確認資料無誤後, 點擊 “提交”
(25)船務員列印船務報價單(Proforma invoice)	船務員點擊列印圖示,, 打印船務報價單 (Proforma invoice) 給到貨受通知人