1 工作流程圖

1. 整體工作流程圖

 

  1. 客戶發出訂單給營業部
  2. 營業部確認訂單後提交工程單給客戶服務部
    及提交用料給採購部
  3. 採購部查看物料倉是否有物料, 如無物料, 則向供應商採購。採購單結案後, 供應商發出發票給會計部
  4. 客戶服務部提交工程單給生產部
  5. 生產部根據工程單內容執行印前, 印刷, 釘裝及包裝等工序
  6. 完成生產後, 產品送入成品倉
  7. 船務部進行落貨
  8. 會計部開發票給客戶 / 會計部就供應商的發票付款
  9. 客戶付款給會計部

2. 營業流程圖

 

營業流程圖詳解

 

(1) 客戶提供印刷品的
詳細資料或書樣

 

客戶需提供印刷品的詳細資料或書樣予營業員作出報價。

(2)   發出報價單
(此功能還未開放)

營業員根據客戶提供的資料發出報價單。進入 登入畫面 à Sales/CS à報價單 (此頁面為香港營業部用) 或 登入畫面 à Sales/CS à報價單(UK) (此頁面為英國營業部專用) 創建報價單。 (詳細說明請參閱報價單使用功能說明)

 

 

(3)   客戶確認報價單

客戶確認報價單內容。

 

 

(4) 客戶提供檔案及色稿

客戶需提供檔案及色稿, 用作出白樣及藍紙。

 

 

(5) 客戶確認白樣

客戶確認白樣後, 營業員通知生產部進行分色, 排版工序, 同時營業員創建工程單。

 

(6)   創建工程單

營業員進入 登入畫面 à Sales/CS à工程單 (8項明細項目縱向式排列) (圖1-3) 或 登入畫面 à Sales/CS à工程單(TAB) (對應“工程單”的8項明細項目以標籤式排列) (圖4) (詳細說明請參閱工程單使用功能說明)

 

 

 

圖1.

 

圖2.

 

圖3.

 

圖4.

 

點擊 “新增” (圖5), 出現“工單品種選擇”視窗, 有“新印件”(創建全新的工程單), “翻單”(翻印舊工程單; 資料與舊工程單有聯繫), “新印件(復制)” (複製舊工程單; 資料與舊工程單無聯繫)三項選擇。選擇後再輸入報價資料的路徑, 點擊 “OK”, 營業員輸入資料後點擊“保存”。Quotation保存在 Job file à DMS 的Quotation標籤頁中。

圖5.

 

出現 “創建成功”的訊息視窗(圖6.)

圖6.

 

工程單的“單據狀態”成為 “營業(未提交)”(圖7.)。

 

圖7.

 

(7)   提交用紙

營業員需要計算用紙數量。點擊“修改”編輯工程單

 

 

點擊“Add”新增用料, 在“用料”欄輸入資料, “þ”Sales Submit , 表示營業員已提交紙料資料, 採購部需要預備紙料。

 

 

(8)   留料/採購

採購部進入 登入畫面 à 採購/留料 à 白料留料處理

 

 

 

在工程單編號一欄中輸入工程單編號(或點擊 “工單查詢” ), 點擊 “搜尋”, 頁面顯示該工程單的所需物料。

 

點擊 “確定”, 表示採購部正處理該項物料。

 

 

之後, 工程單頁面中“Purchase Lock”會標示了“P”, 表示營業員不能更改該項物料的任何資料。若營業員想修改該項物料的資料, 需要通知採購部解除採購鎖定。

 

 

在白料留料處理頁面, 點擊“修改”, 點擊“檢查平紙料”或“檢查卷紙料”找尋相應的物料, 或點擊“輸入紙料”直接輸入物料編號。添加的物料會顯示於下方。完成後點擊“確定”。

 

進入工程單頁面, 留料一欄會顯示採購部已預備的物料。

 

 

(9)   工程單提交(營業員)

營業員確認工程單準備妥當後, 點擊“提交” , 工程單的“單據狀態”轉為 “營業”。

 

 

(10)   金額/信貸額批核

營業經理批核“單據狀態”為“營業”的工程單時, 若工程單總金額小於50萬, 可由營業經理批核;

總金額50 - 80萬, 需要由營業總監批核;

總金額 80 - 100萬, 需要由營運總監(COO)批核;

總金額大於100萬, 需要由行政總裁(CEO)批核。

 

若已用信貸額大於客戶信用額

小於10萬, 可由營業經理批核;

小於30萬, 需要由營業總監批核;

小於50萬, 需要由營運總監(COO)批核;

大於50萬, 需要由行政總裁(CEO)批核。

 

(11)   工程單批核(營業經理)

金額/信貸額批核後, 營業經理在確認資料正確後, 點擊“工單批核”, 工程單的“單據狀態”轉為 “客服(未提交)”。

 

 

(12)   工程單提交(客戶服務員)

客戶服務員處理營業經理已批核的工程單 (“單據狀態”為“客服(未提交)”)。

 

完成後, 點擊“提交”, 工程單的“單據狀態”轉為 “客服”

 

 

(13)   工程單批核(客戶服務經理)

客戶服務經理批核客戶服務員提交的工程單(“單據狀態”為“客服”), 確認資料正確後, 點擊“工單批核”, 工程單的“單據狀態”轉為 “生產(未提交)”。

 

 

(14)   生產部批核

生產部確認工程單內容正確後, 點擊“提交”, 工程單的“單據狀態”轉為“生產”, 工程單將確認排期上印刷機印刷。

 

 

(15)   生產

生產部根據工程單指示, 執行印刷、釘裝, 加工及包裝的各項工作。

 

(16)   生產完成

工程單完成後, 生產部點擊“PMC生產完成”, 工程單的“單據狀態”轉為“完成”。

 

(17)   出貨

船務部進入 登入畫面 à 船務 à 裝車指示單

 

 

 

點擊 “創建”, 新增裝車指示單。點擊 “添加明細” 叫出 “添加明細”視窗, 添加裝車的成品。

 

 

在“添加明細”視窗中輸入工程單號 (或點擊 “工程單查詢” 查詢工程單號), “P”選擇要裝車的成品, 點擊 “確定”

 

頁面中顯示已經添加的成品。點擊 “確定”

 

 

船務文員點擊 “提交” 後, 船務主任確認落貨

 

(18)   開客戶發票草稿(會計部)

發票文員進入 登入畫面 à 會計 à 客戶發票 發出客戶發票的草稿予營業員

 

點擊 “創建”, 在“工程單編號”欄輸入工程單號 (或點擊 “工程單查詢” 查詢工程單號), 輸入資料後, 點擊 “保存”

 

 

發票狀態成為 “發票草單”

 

再點擊 “提交”

 

發票狀態轉為 “待銷售批核”, 待營業員核對。

 

 

(19)   客戶確認客戶發票草稿

會計部發出客戶發票草稿予客戶確認, 2日內沒有回覆則默認發票正確。

 

(20)   確認客戶發票草稿(營業員)

營業員確認發票內容後, 點擊 “銷售批核”

 

發票狀態轉為 “待銷售經理批核”。

若發票或工程單金額小於30萬, 會直接轉為 “財務正單”。

 

(21)   金額批核 (營業經理)

當發票或/和工程單金額大於或等如30萬, 金額需由營業經理批核。營業經理確認金額後, 點擊 “銷售批核”

 

發票狀態轉為 “待會計批核” 。

 

**由於系統現時仍在測試中, 故所有發票不論是否大於30萬, 一律需由營業經理及會計部批核。

 

 

(22)   金額批核 (會計部)

會計部批核營業經理已批核的發票 (發票狀態為“待會計批核”), 確認金額後, 點擊 “銷售批核”,

 

發票狀態轉為 “財務正單”。

 

**由於系統現時仍在測試中, 故所有發票不論是否大於30萬, 一律需由營業經理及會計部批核。

 

(23)   開正式客戶發票

發票文員發出正式的客戶發票。

 

 

(24)   寄出正式客戶發票(會計部)

發票文員寄出正式的客戶發票給客戶。

 

3. 工程單狀態流程圖

工單狀態流程圖詳解

 

(1)   創建工程單
<營業(未提交)>

營業員進入 登入畫面 à Sales/CS à工程單 (8項明細項目縱向式排列) (圖1-3) 或 登入畫面 à Sales/CS à工程單(TAB) (對應“工程單”的8項明細項目以標籤式排列) (圖4) (詳細說明請參閱工程單使用功能說明)

 

 

 

圖1.

 

圖2.

 

圖3.

 

圖4.

 

點擊 “新增” (圖5), 出現“工單品種選擇”視窗, 有“新印件”(創建全新的工程單), “翻單”(翻印舊工程單; 資料與舊工程單有聯繫), “新印件(複製)” (複製舊工程單; 資料與舊工程單無聯繫)三項品種選擇。選擇後再輸入報價資料的路徑, 點擊 “OK”, 營業員輸入資料後點擊“保存”。Quotation保存在 Job file à DMS 的Quotation標籤頁中。

圖5.

 

出現 “創建成功”的訊息視窗(圖6.)

圖6.

 

工程單的“單據狀態”成為 “營業(未提交)”(圖7.)。

 

圖7.

 

(2)   工程單
<營業>

營業員確認工程單準備妥當後, 點擊“提交” , 工程單的“單據狀態”轉為 “營業”。營業經理將進行批核。

 

 

(3)   金額/信貸額批核

營業經理批核“單據狀態”為“營業”的工程單時, 若工程單總金額小於50萬, 可由營業經理批核;

總金額小於80萬, 需要由營業總監批核;

總金額小於100萬, 需要由營運總監(COO)批核;

總金額大於100萬, 需要由行政總裁(CEO)批核。

 

若已用信貸額大於客戶信用額

小於10萬, 可由營業經理批核;

小於30萬, 需要由營業總監批核;

小於50萬, 需要由營運總監(COO)批核;

大於50萬, 需要由行政總裁(CEO)批核。

 

營業總監/營運總監/行政總裁 進行金額/信貸額批核後, 點擊“金額批核”/ “信貸額批核”

 

(4)   工程單批核

金額/信貸額批核後, 營業經理在確認資料正確後, 點擊“工單批核”, 工程單的“單據狀態”轉為 “客服(未提交)”。

 

 

(5)   工程單
<客服(未提交)>

客戶服務員處理營業經理已批核的工程單 (“單據狀態”為“客服(未提交)”)。客戶服務員核對工程單的內容, 在有需要時須就工程單內容於註解欄中做詳細的註解 (圖1及圖2), 以確保生產部充分了解工程單內容。

 

圖1.

 

圖2.

 

客戶服務員可為工程單創建3個其他類別的工程單: 測試, 打樣, 補印。

完成後, 點擊“提交”, 工程單的“單據狀態”轉為 “客服”(圖3)

 

圖3.

 

(6)   工程單
<客服>

客戶服務經理批核客戶服務員提交的工程單(“單據狀態”為“客服”), 確認資料正確後, 點擊“工單批核”, 工程單的“單據狀態”轉為 “生產(未提交)”。

 

(7)   工程單
<生產(未提交)>

生產部確認工程單內容正確後, 點擊“提交”, 工程單的“單據狀態”轉為“生產”, 工程單將確認排期上印刷機印刷。

 

 

(8)   工程單
<生產>

生產部根據工程單指示, 執行印刷、釘裝、加工及包裝的各項工作。

 

 

(9)   生產完成

工程單完成後, 生產部點擊“PMC生產完成”, 工程單的“單據狀態”轉為“完成”。